הפקת אירוע עסקי – איך עושים את זה?

מפיקים אירוע עסקי ולא יודעים מאיפה להתחיל? בין אם מדובר בכנס, אירוע חברה או כל סוג אירוע אחר- הכנו לכם מדריך עם שלבים מסודרים שמטרתו לעזור לכם להבין איך עושים את זה נכון. 

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות עם הלקוחות שלו – חייב לדעת שמדי פעם, כדאי להפיק אירועים עסקיים. זה מאפשר לחזק קשרים עם לקוחות  ושותפים קיימים, תוך פיתוח קשרים חדשים והגדלת רשת הנטוורק העתידית. 

אירועים אלה מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים גם עם קהל היעד שלהם ולבנות נאמנות רבה יותר למותג – כי כולנו יודעים שאין שום תחליף לתקשורת אישית, וזה בדיוק מה שאירוע מסוג כזה יכול לתת לכם, בין היתר. 

בין אם אתם מתכננים להפיק אירוע  להשקת מוצר ל-300 איש או כנס ל50 עובדים, חשוב לגשת לכל אירוע עסקי מתוך הבנת כל המכלול שמרכיב את הדבר הזה. בדיוק בשביל זה, הכנו לכם מדריך עם כל מה שאתם צריכים לדעת על הפקת אירוע עסקי, אז בואו נצא לדרך. 

תבינו את מטרות האירוע שלכם

מהרגע שהחלטתם שאתם רוצים להפיק אירוע עסקי, עליכם לדעת מה המטרה שלכם.  חשוב לדעת את המטרות והיעדים של האירוע שאתם רוצים להפיק, וזה לפני שאתם סוגרים אולם או מקום.", מספר לנו מוטי שמתמחה בהפקת אירועים כבר למעלה מעשור.  "תתחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע אתתם עורכים את האירוע ומה אתם מצפים ממנו. במקום לחשוב על זה כעל אירוע עסקי בלב, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית לכל האורחים, אתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה משמעותי, מיוחד ומרתק", מוסיף. 

הגדירו תקציב ריאלי

אתם צריכים לדעת עם כמה כסף אתם צריכים לעבוד כדי לקבוע איזה סוג אירוע עסקי אתם יכולים להפיק. אנחנו בעידנס ממליצים לכם מאוד לעשות את זה בשלב מוקדם מה הסכום שלדעתכם אתם צריכים להוציא, ואחר כך תכננו להוציא לפחות 10% יותר. 

"דברים תמיד משתנים," אומר לנו נתנאל מצוות עידנס "בכל הנוגע להפקת אירועים עסקיים צריך תמיד להיות להוצאות נוספות ובלתי צפויות שיכולות לצוץ"

ברגע שיש לכם תקציב – חשוב לדעת איך ואיפה להקצות את המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוצאים יותר על מוצרים ממותגים מאשר מערכת הגברה להשכרה או צוות לתמיכה טכנית – יכול להיות שיהיו לכם בעיות באירוע. 

בנוסף, אל תחסכו במזון או במשקאות, וקחו בחשבון משתתפים עם הגבלות תזונתיות. 

בחרו במיקום מתאים

לאחר שקבעתם את סוג האירוע שתרצו ליצור והגדרתם את התקציב, הגיע הזמן למצוא מקום שיאפשר לכם להגשים את החזון שלכם. המיקום הוא המפתח להצלחת האירוע.

אם יש לכם תקציב מצומצם, אנחנו מציעים להפחית את העלויות על ידי קיום האירוע בזמן פחות פופולרי שבו יש סיכוי גבוה יותר שהמקום יהיה זמין, כמו לדוגמה ימי ראשון בבוקר, או בחורף בכללי. 

אירוע עסקי

השכירו ציוד לאירוע ותדאגו לכל הפן הלוגיסטי

כדי הפיק אירוע עסקי מוצלח – אתם חייבים לבדוק כמה שיותר מוקדם את כל הנושא הספקים ואיזה ציוד אתם צריכים להתארגן. בעוד שיש מקומות שיספקו לכם את הציוד שאתם צריכים, במקרים מסוימים זה לא כולל ותצטרכו לדאוג להשכרת כסאות, שולחנות, כלים, תאורה ועוד. בנוסף, אל תשכחו שיש לכם גם קייטרינג, צלמים ואולי גם אבטחה (בהתאם לגודל האירוע) אם אתם עורכים אירוע עסקי גדול, ייתכן ותצטרכו גם מלצרים שיגישו מנות. 

כדי לעשות את זה מסודר – ערכו רשימה מסודרת על כל הציוד שאתם זקוקים לו כדי להפיק את האירוע. וודאו מול האולם או המקום שסגרתם ממנו מה מהדברים הם יכולים לספק – את ההשלמות הנדרשות בצעו מול חברה להשכרת ציוד לאירועים

ציוד הגברה/הקרנה 

 כמעט בכל אירוע עסקי אם לא בכולם – אתם תצטרכו להשתמש בציוד הגברה והקרנה. בין אם זה בשביל להציג מצגת, להקרין סרטוני מוצר, לצורך הרצאות, מופעים, הפעת מוזיקה ועוד. בשורה תחתונה – אי אפשר להסתדר בלי זה. החדשות הטובות הן שתוכלו להשכיר בקלות את כל הציוד שאתם צריכים דרך עידנ'ס. אם אתם לא יודעים מה אתם צריכים, אחנו זמינים עבורכם ונשמח לשמוע על האירוע שלכם כדי להבין מה הצרכים שלכם. 

איש מרצה באירוע עסקי

הופעת אורח שישברו אתה קרח 

אחת הדרכים המיוחדות להפוך אירוע עסקי פשוט לחוויה מיוחדת ובלתי נשכחת היא באמצעות הופעות אורח. הופעות מסוג זה יכולות להתאים בעיקר לכנסים של עובדים או בהרצאות בהם אתם רוצים להוציא את האורחים מאזור הנוחות ולשבור מעט את הקרח. כמובן חשוב להתאים את האורח  ואת סוג המופע למטרות של האירוע העסקי, לגיל הממוצע של האורחים וכו'. למרות שללא ספק מדובר במשהו שמעלה את תקציב האירוע – עם זאת, הוא יכול לשדרג אותו פלאים ולעזור לכם לקדם את המטרות של האירוע בקלות רבה יותר. זכרו שמה שקובע אם אירוע עסקי יהיה מוצלח זה בעיקר התוכן שלו. 

 

קייטרינג

כל אירוע עסקי חייב לכלול כיבוד – בין אם אנחנו מדברים על כיבוד קליל או ארוחה של ממש. בכל מקרה לצורך כך תצטרכו ככל הנראה קייטרינג. התפריט יקבע גם את אופי האירוע ויוכל להעניק לאורחיםהבנה להשקפות ולפיסה של המותג שעורך את האירוע. באופן כללי – אוכל טוב יוכל לעזור לכם לתת ערך מוסף לאירוע ולתרום להנאה של האורחים. בחרו בשירותי קייטרינג רק על בסיס המלצות ובדקו אילו מנות הולכות להיות מוגשות במהלך האירוע שלכם. מבחינת שתיה – כאמור זה תלוי בסוג ובמטרות האירוע שלכם, אבל תוכלו לשלב שתיה חמה, שתיה קלה ואף אלכוהול – הכול שאלה של כמה אתם מוכנים להשקיע. 

בנוסף, אנחנו ממליצים לכם לשב מכונות מזון להשכרה – תוכלו להשכיר מכונות שתיה כמו שוקולטה, קפה ומכונות יותר מורכבות להכנת שווארמה לדוגמה ועוד.

 

אירוע עסקי

אווירה – מוסיקה ועיצוב האירוע 

הפקת אירוע עסקי מוצלח ידרוש מכם לשים דגש גם על כל נושא האווירה והעיצוב. למרות שיש לכם המון דאגות, משימות ועניינים לטפל בהם ברמת התוכן שיהיה באירוע – ללא אווירה מדויקת, האורחים שלכם יאבדו עניין. שימו לב שאתם בוחרים מוזיקת רקע נעימה שתתנגן במהלך ההתכנסות ואחרי. כמו כן, תדאגו לעצב את השולחנות ואת המקום בהתאם לצבעי העסק/מותג שלכם. שאלו את עצמכם באיזה צבע יהיו המפות על דוכני האוכל והשולחנות? האם אתם רוצים עיצוב יוקרתי? או יותר צבעוני? האם אתם רוצים להשכיר כלים לאירועים או להסתפק בכלים חד פעמיים?

טיפים לאירוע עסקי מוצלח

#1 צלמו הכול 

תמונות שוות אלף מילים, ופרסום תמונות מהאירוע עהעסקי שלכם ברשתות החברתיות זו דרך מצוינת להדגים את הצלחת האירוע שלכם. אם יש לכם את התקציב לשכור צלם מקצועי, הם ידעו לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר ולהציג אותכם בצורה מקצועית ואסתטית.

#2 תהיו פעילים ברשתות החברתיות

אירוע הוא הדרך המושלמת להגביר את הנוכחות שלכם במדיה החברתית. צרו האשטאג מותאם אישית לאירוע שלכם בפייסבוק ובאינסטגרם  ועודדו את העוקבים שלכם להשתמש בו. תיגו את האירוע בפוסטים, שתפו אותו בקבוצות ובקשו מקולגות לשתף אותו.

 

#3 לא לשכוח פולואו אפ 

לאחר שהאירוע שלכם סתיים, מארגנים רבים נופלים למלכודת נפוצה – לקחת הפסקה. חשוב להיות אקטיביים עם האורחים שלכם, בין אם זה באמצעות דואר אלקטרוני או במדיה חברתית כדי להגדיל את ההשפעה, הקשר והאמון שנרקם בינכם באמצעות תוכן שבאמת מעניק להם ערך. 

#4 תתחילו לתכנן עכשיו

ככל שתוכל לאשר את הפרטים של אירוע מוקדם יותר, כך יהיה לכם קל יותר בהמשך. התחילו לבצע שיחות לספקים כמה חודשים מראש כדי שתוכלו לשרין את המקום שלכם ולנצל מחירים מיוחדים.פנייה מוקדמת למקומות ולספקים חוסכת לכם זמן, כסף וכאב ראש בהמשך הדרך.

תפיקו לקחים מכל אירוע עסקי

בסופו של יום – נצלו את כל מה שלמדתם מהפקת האירוע העסקי שלכם להמשך. בקשו משוב מכל האורחים שההשתפו בארוע, מהצוות והספקים כדי לאתר הכן איפה הייתה חוסר יעילות. בדקו האם האורחים שלכם היו שבעי רצון מתפקוד ותקתוק האירוע, האם משהו היה חסר להם ברמה הלוגיסטית? האם הם מרגישים שהם קיבלו ערך מהאירוע שלכם? 

בדקו מול הספקים שלכם האם הכול תפקד כמו שצריך? האם הסחורה שלכם הגיע בזמן? האם הצוות שלכם (אם יש לכם) היה צריך עזרה נוספת? 

זהו את נקודות התורפה שהיו באירוע שלכם, הסיקו מסקנות ובהתאם לכך תייעלו את עצמכם לפעמים הבאות. כל אירוע עסקי זו הזדמנות לשנות את הדרך בה אתם הולכים לגשת לאירוע העסקי בא שלכם. תהיו פתוחים לשנות את סגנון האירוע בפעמים הבאות (אם אתם רואים שיש צורך בכך) וזאת על סמך המשוב מהאורחים שלכם. 

כמה מילים אחרונות

אנחנו מקווים שהמדריך והטיפים האלה יעזרו לכם להפיק אירוע עסקי מוצלח! אם אתם צריכים ציוד לאירועים אתפם מוזמנים לגלוש באתר שלנו ולהשכיר את מה שאתם צריכים, ואם יש לכם שאלות – אז אנחנו כמובן תמיד זמינים עבורכם ונשמח להעניק לכם מענה. 

עכשיו להשכרה ב :
יש לכם שאלה או בקשה?
השאירו פרטים ונחזור אליכם
אולי יעניין אתכם גם

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Google ג גוגל
4.8
מבוסס על 158 ביקורות
×
js_loader
העגלה שלי
דברו איתנו ! אנחנו כאן לעזור