כנסים עסקיים מוצלחים מגיעים בכל הגדלים ובמגוון ענק של נישות. אם אתם מתכננים להפיק אירוע כזה – טוב שאתם כאן, ככל שתתארגנו מוקדם יותר על דברים, כך יגדל הסיכוי שתוכלו להפיק אירוע מוצלח שתואם את המטרות שלכם.
המקצוענים של עידנ'ס ריכזנו לכם כמה טיפים וטריקים חשובים שיעזרו לכם להפיק אירוע מוצלח, עם ארגון נכון ועם כמה שפחות כאב ראש אבל עם המון חיסכון כספי. אז קדימה – בואו נצא לדרך.
למה כדאי להפיק כנסים עסקיים?
כנסים עסקיים מציעים פלטפורמה נפלאה ומקצועית לאנשי מקצוע מכל הגילאים להתכנס ולפתוח עולם של הזדמנויות! ההתכנסויות התוססות האלה יכולות להביא לכם מגוון ענק של יתרונות שיכולים בטווח הקצר והארוך לתדלק צמיחה אישית ולהזניק את הקריירה שלכם לגבהים בלתי נתפסים. אם אתם עדיין מתלבטים, ריכזנו לכם עוד כמה סיבות להפיק כנס עסקי:
הפקת כנס עסקי מספקת לכם הזדמנות ייחודית למצב את עצמכם כמובילי מחשבה ומומחים בתחומכם. בתור המארגנים, יש לכם את הכוח להרים פאנלים מעוררי מחשבה וסדנאות חדשניות. בנוסף, הפקת כנס עסקי מאפשרת ליצור פלטפורמה תוססת לנטוורקינג ושיתוף פעולה. כאשר המשתתפים מתכנסים מקרוב ומרחוק, הם מביאים איתם שפע של מומחיות ונקודות מבט מגוונות. על ידי מתן קשרים משמעותיים בין המשתתפים, אתם מטפחים סביבה שבה נוצרות שותפויות, רעיונות חדשניים נוצרים ונולדים מיזמים שיתופיים. להיות הזרז לחיבורים אלה לא רק מועיל למשתתפים אלא גם משפר את הרשת שלכם ופותח דלתות לשיתופי פעולה עתידיים פוטנציאליים.
יתרה מכך, ארגון כנס עסקי מספק לכם דרך להציג את המותג שלכם ולהגביר את טווח הפרסום שלו. באמצעות השיווק של הכנס,תוכלו ליצור באזז ולמשוך קהל רחב, כולל דמויות מפתח ומשפיענים בתעשייה שלכם. ככל שהכנס שלכם צובר יותר באזז, כך גם המותג שלכם יזכה ליותר חשיפה ואתם תוכלו למצב את עצמכם כשחקנים בעלי מוניטין ומשפיעים בשוק, מה שבסופו של דבר יוכל להעניק לכם הזדמנויות עסקיות חדשות ויותר לקוחות.
עם תכנון וביצוע קפדניים, הכנס שלכם יכול להפוך למיזם מתגמל כלכלית, המספק תשואה מוצקה על השקעת הזמן, המאמץ והמשאבים שלכם. הצלחה כלכלית זו לא רק תתגמל את השאיפות היזמיות שלכם – אלא גם תאפשר לכם גם להרחיב את העסק שלכם.
יתרה מזאת, הפקת כנס עסקי מאפשר לכם לתרום להתפתחות המקצועית ולצמיחה של אחרים. בין אם זה דרך סדנאות, פאנלים ומאסטרמיינדס – אתם הולכים לספק למשתתפים בכנס המון תובנות, ידע ומיומנויות. השקעה בקידום מקצועי של אחרים תוכל לתרום לצמיחה הכוללת של התחום שלכם ולהעניק לכם את תחושת הסיפוק של יצירת השפעה מתמשכת על קריירה של אנשי מקצוע אחרים.
אחרון חביב בהחלט, הפקת כנס עסקי זו עשייה מרגשת ומספקת המאפשרת לכם לשחרר את היצירתיות והתשוקה שלכם לתחום. מהתכנון הראשוני, קביעת המטרות ועד לעיצוב האירוע, ארגון הלוגיסטי – אתם הולכים להגשים איזה שהוא חזון! זו תחושת הישג מדהימה ובסוף לשמוע את הפידבקים של המשתתפים יוכל להעניק לכם המון תובנות, השראה ומוטיבציה להמשיך ליצור.
הפקת כנסים עסקיים -איך עושים את זה?
10 השלבים החשובים ביותר בתכנון כל כנס עסקי הם:
- הגדירו את המטרות והיעדים של כנס שלכם
- בחרו את התאריך של כנס .
- בניית תוכנית לכנס.
- הגדירו תקציב לכנס.
- מתגו את הכנס שלך והתחיל לפרסם.
- תדאגו למערכת הגברה והקרנה.
- מכירת כרטיסים.
- תיאום עם ספקים (קייטרינג, ציוד לאירועים וכו').
- מסקנות מהכנס
כדי לעזור לכם בכל שלב של הדרך, פירקנו את השלבים האלה לצעדים – כך שתוכלו להבין איך, מה ומתי עליכם לבצע כל שלב.
חצי שנה לפני האירוע
ככל שתוכלו להתחיל לתכנן יותר מראש, כך יהיה יותר טוב- אבל שמנו לב שרוב הארגונים שאנחנו עובדים איתם ומספקים להם ציוד לאירועים עסקיים – מתחילים לתכנן את הכנסים כ-4 חודשים מראש.
אז מה צריך לעשות בשלב הזה?
- קבעו את המטרות והיעדים של האירוע שלכם. רוצים לגייס כסף או להגדיל מודעות למוצג? כמה משתתפים אתם רוצים שיגיעו?
- בחרו את התאריך – וודאו שזה לא מתנגש עם אירועים אחרים המתרחשים באזור שלכם וכמובן שזה לא נופל על החגים.
- בניית תוכנית לכנס – זה הזמן לפרט את כל הדף כדי שלא תפספסו דבר.
- תבינו בכמה עלויות מדובר – הנה כמה דברים שכן תצטרכו להכניס לתקציב שלכם, השכרת מקום, קייטרינג, ציוד להשכרה, מערכת הגברה, מערכת הקרנה.
- הגדירו תקציב לאירוע שממנו לא תחרגו – בהתבסס על העלויות שפירטנו, תוכלו להיבןכמה יעלה הכנס העסקי שלכם, ואם עליכם להפחית
- תתחילו לפרסם את ההאירוע שלכם – באתר האינטרנט שלכם, ברשתות חברתיות ועוד.
- אל תשכחו אטרקציות לאירועים – האם אתם תקחו סטדנאפ לכנס שלכם כדי לשבור את הקרח? האם אתם מתכננים להקים עמדת צילום כדי להשאיר מזכרת? או אולי להשכיר צלם?
- שחררו כרטיסים במכירה מוקדמת – הרשמה מוקדמת היא דרך מצוינת לעורר עניין.
ודאו שהמקום מתאים לכנס העסקי שלכם
בין אם מפיקים את האירוע שלכם באולם או באוויר הפתוח – למקום בו תערכו את האירוע יש השפעה משמעותי על אופי הכנס. בכל מקרה, לא משנה על מה אתם מחליטים ללכת – תוודאו שהמקום עונה על הצרכים שלכם ושל הקהל שלכם: האם יש במה לכנס? האם החלל מספיק גדול בשביל להכיל את כמותה אורחים? האם יש במקום מקרן או שאתם צריכים לדאוג להביא ציוד הקרנה להשכרה? האם יש קייטרינג? מה לגבי נגישות לאנשים עם מוגבליות? כל אלה ועוד – שאלות שאתם חייבים לבדוק לפני שאתם סוגרים את המקום.
לרוב – בתי מלון ואולמות שמיועדים לכנסים ואירועים עסקיים יענו לכם על הצרכים וזה יוכל לחסוך לכם המון כאב ראש. אבל בכל זאת, זה תמיד רעיון טוב לוודא את הפרטים הקטנים האלה כדי שלא יהיו לכם הפתעות בהמשך הדרך.
3 חודשים לכנס העסקי - מעלים הילוך
עכשיו שהבנתם את הדברים הבסיסיים והחשובים לכנס שלכם – הגיע הזמן לעלות הילוך! הנה כל מה שאתם צריכים לעשות בשלב הזה:
- לסיים מצגת לכנס (אם יש)
- לסגור וזים מול ספקים
- להיסגר על עיצוב האירוע
- סידורי נסיעות
- להתחיל לקדם קמפיינים שמקדמים את הכנס העסקי.
- הגדירו דמי רישום
- הפעילו אפשרות להרשמה אונליין
- תסגרו ציוד הגברה להשכרה לכנס שלכם
- תדאגו לכל נושא החניה (וודאו אם יש צורך בתשלום או שזה בחינם, היכן החניה הקרובה ביותר).
- בהתאם לכמות האורחים – יש צורך לוודא אם צריך אבטחה לכנס העסקי שלכם.
- צרו טיוטה של תסריט אירוע.
- פרסמו מאמרי תדמית שעוסקים בכנס שללכם באתרי חדשות ידועים.
- תדאגו למוצרי קידום מכירות ממותגים עם לוגו החברה שלכם.
- צרו אירוע בפייסבוק ושתפו בקהילות הרלוונטיות
- צלמו סרטון פרומו לכנס ופרסמו בערוץ היוטיוב של ההעסק שלכם.
חודש לפני הכנס - זה כבר קרוב!
- בדוקו וחדדו את יעדי האירוע: קחו את הזמן כדי לבחון מחדש את המטרות והיעדים של הכנס העסקי שלכם. בדקו האם יש צורך בהתאמות או חידודים כדי להתיישר עם הציפיות המשתתפים.
- פתחו לו"ז מפורט לכנס: צרו לו"ז מקיף לכנס הכולל שעות של כל הרצאה, הפסקות, זמן לנטוורקינג וכל דבר נוסף שיהיה בכנס העסקי שלכם. שתפו את זה באתר וברשתות החברתיות.
- ארגנו הסעות: אם הכנס שלך כולל משתתפים המגיעים מרחוק, ספק מידע והמלצות לגבי אפשרויות אפשרויות תחבורה.
- ארגון לוגיסטיקה: אשרו את כל הפרטים הלוגיסטיים, כולל ציוד אור קולי והשכרת ציוד.
- שלחו תזכורות לכל האורחים שקנו כרטיסים – וגם למתעניינים בכנס העסקי שלכם – מומלץ לעשות את זה עם ערך ולא רק עם פרסום שיווקי.
עוד כמה דברים אחרונים:
- תזמנו תזכורות במייל ובSMS לשבוע לפני האירוע וגם ליום לפני.
- תזמנו פוסטים ברשתות החברתיות שמקדמים הרשמה ומקומות אחרונים לכנס (כמובן בהתאם למצב ההרשמה שלכם)
- תעשו גיבוי למצגת אם יש
- סגרו אפשרות להרשמה מוקדמת והוציאו את התמחור הרגיל לכנס העסקי.
- סיום עיצוב והדפסה של מוצרי קד"ם.
שבוע לפני הכנס העסקי שלכם
זהו – זה אוטוטו קורה! בשלב הזה, רוב הכנס העסקי שלכם צריך להיות לגמרי סגור, במיוחד כל מה שקשור לספקים. נותרו כמה דברים אחרונים:
תעשו אישורי הגעה סופיים – פנו אל המשתתפים הרשומים כדי לאשר מחדש את נוכחותם. זה יעזור לכם לסגור את סידורי הקייטרינג, סידורי הישיבה ופרטים לוגיסטיים אחרים על סמך ספירת משתתפים מדויקת.
אם אתם מארחים אנשי מקצוע – סגרו לו"ז: ודאו את לוח הזמנים הסופי ואת הלוגיסטיקה עם כל מי שצפוי לנאום בכנס. תדברו איתם ותוודאו שיש להם את כל המידע הדרוש, לרבות את הלו"ז, הוראות הגעה, חניון וכל מידע שהם זקוקים לו.
אשרו אספקה ושירותים של ספקים: בדקו שוב את כל ההסדרים עם ספקים, כגון ספקי ציוד אורקולי, קייטרינג, שירותי ציוד לאירועים וכל ספק חיצוני אחר. אשרו את זמני האספקה.
הכינו את כל החומרים ורכזו אותם: אספו את כל החומרים הדרושים בכנס, כגון תוכניות כנס, תגי שמות, שילוט ודפי מידע. יש לוודא שכל החומרים מודפסים ומאורגנים.
ערכו בדיקות אחרונות במקום בו ייערך הכנס: בקרו במקום הכנס כדי לערוך בדיקה אחרונה. ודאו שכל סידורי הישיבה נכונים, שבקבלה יש את הפרטים על האירוע, שיש שילוט תקין.
בדיקת מערכות סאונד: ערכו בדיקות מקיפות של כל הציוד האורקולי, כולל מערכות סאונד, מקרנים, מסכים, מיקרופונים וכל טכנולוגיה אחרת הנדרשת למצגות. אמת קישוריות לאינטרנט ובדוק כל רכיבי סטרימינג בשידור חי או ועידה וירטואלית.
שלחו תזכורות לכולם: שלח תזכורות אחרונות בדוא"ל למשתתפים הרשומים, לספק להם פרטים חיוניים כגון מיקום האירוע, הוראות חניה, נהלי צ'ק-אין וכל עדכונים או שינויים של הרגע האחרון. הזכירו להם להביא את כל המסמכים או החומרים הנדרשים.
על ידי השלמת משימות אלו שבוע לפני הכנס, תהיו מוכנים היטב לטפל בכל בלת"מ ולהבטיח אירוע מוצלח.
זה קורה - שיהיה בהצלחה!
היום הגדול הגיע! המנה כמה תזכורות שיעזרו לכם לעבור את הכנס העסקי הראשון שלכם בהצלחה:
- קחו כמה נשימות עמוקות
- בבוקר האירוע ערכו מדיטציה או קחו קצת זמן שקט לעצמכם.
- וודאו שיש לכם עותקים וכל מה שצריך מגובה (כמו מצגת, נאומים וכו')
- הוראות הגעה, ספרי טלפון, מפתחות, חניה לאורחי VIP, סידורי ישיבה ורשימת אורחים – שהכול יהיה במקום מרוכז ואיתכם תמיד.
- בדקו כמה שעות לפני האירוע שהציוד שהשכרתם מחברת ציוד לאירועים הגיע והכול תקין.
- בדקו עם הקייטרינג שהכול עובד כשורה.
שיהיה בהצלחה!
כמה מילים אחרונות
אין ספק כי הפקת כנסים עסקיים זו משימה מאתגרת למדי – יש המון מטלות ומשימות, וזה תכנון לטווח הארוך. מצד שני – כמו שאמרנו, אין סיפוק גדול מזה! לכנסים עסקיים יש שפע של יתרונות – מביסוס מקצועי כמובילי דעה ועד לטיפוח שיתופי פעולה, הגברת המודעות למותג שלכם, צמיחה משותפת ועוד. אז קדימה, נצלו את הרוח היזמית שלכם והתחילו ליצור אירועים עסקיים יוצאי דופן.
בדרך להפיק כנס עסקי ולא יודעים איזה ציוד אתם צריכים? בדיוק בשביל זה אנחנו כאן! עידנ'ס היא החברה המובילה לציוד לאירועים – נשמח לעזור לכם בכל מה שצריך!
לקבלת ייעוץ השאירו פרטים ונציגנו ידאגו לחזור אליכם או התקשרו אלינו: 09-3762209