הפוסט הזה הולך להתחיל בווידוי, הרבה לפני שפתחנו את עידנס וסיפקנו מכלול שירותים להפקות אירועים, גם אנחנו היינו ילדים (מפתיע אה?) וכשהגיע הזמן לחגוג בת מצווה לאחת האחיות שלנו, אנחנו זוכרים את התקופה ההיא כזמן הכי מרגש בעולם! האירוע היה מקביל לחתונה של המבוגרים (רק בלי החתן) ברמת ההתרגשות וההכנות – כל המשפחה נרתמה כדי שהאירוע יהיה מיוחד, לא כמו של כולם ושהזרקור יהיה מכוון על אחותי, בכל זאת בת מצווה זה אירוע של פעם בחיים.
מאז ועד היום הזמן עבר כל כך מהר, נוספו לנו כמה שערות לבנות והנה הבת שלי הולכת לחגוג את בת מצווה שלה! למרות שהיא תמיד תהיה הבת הקטנה שלי, היא כבר לא ילדה (ומקפידה להזכיר לי את זה) היא אישה צעירה והגיע הזמן לחגוג את זה. פייר, התרגשתי! ועכשיו, הגיע הזמן להתפנות להכנות…
ניסיתי לחשוב איך אפשר להפיק אירוע בת מצווה קצת אחרת – אחרי שמיצינו אירועים משעממים באולמות וטרנדים שבאים והולכים – החלטנו ביחד שבת מצווה באוויר הפתוח זה הדבר הבא, רחבת ריקודם בין העצים וישיבה באוויר הפתוח יעשה לכולם רק טוב!
אחרי לא מעט פנטזיות, נשאר רק לגרום לזה לקרות, איך להפיק בת מצווה בטבע? כמו רבים וטובים בהתחלה היינו קצת שוקיסטים, מאיפה מתחילים לארגן אירוע בסדר גודל כזה ועם כמה שפחות בתלמים של הרגע האחרון. הנה כמה טיפים ומסקנות שיעזרו לכם לצאת לדרך.
בת מצווה בטבע? באמת?
בכנות, לקח לנו כמה רגעים להבין למה אנחנו עושים את זה ולעכל את ההחלטה. אירועים בחוץ יכולים להיות מרתיעים, זה מייד מרגיש לא נוח, ומה אם יהיו ברחשים? או קוצים שיפריעו לנו לשבת? מזל שהבת שלנו ילדת פרחים, היא התעקשה על בת מצווה בטבע. היא לא מכירה את הסיפורים שאנחנו המבוגרים מספרים לעצמינו, על נוחות ועייפות, שהרבה פעמים גורמים לנו לוותר על אירועים נדירים שכאלו.
לחגוג בת מצווה בטבע זה דבר מרגש, זה מזכיר לנו שאנחנו חלק ממנו, שהשינוי המופלא של הבת שלנו – מתינוקת, לילדה, לנערה ואז לאישה – הוא דומה מאוד לתהליך הצמיחה והפריחה של הטבע עצמו ושאפשר לשלב את כל האהבות שלנו במקום אחד, באוויר הפתוח, ובלי לוותר על חווית נוחות מפנקת.
החלק הנחמד בכל הסיפור (אנחנו עושים קצת ספוילר) הוא שגילינו שלהפיק בת מצווה בטבע זה לא כזה קשה או נורא כמו שחשבנו. ואם עובדים מסודר – בוחרים מקום שמותר לחגוג בו, מזמינים פינות ישיבה, כמה אטרקציות שיכניסו קצת כייף לחיים, אוכל טוב, מתנות וחיבוקים – הכול יכול לתקתק לפי התוכנית.
אז נכון, זה טיפלה יותר מורכב מהפקת בת מצווה באולם, אבל חיים רק פעם אחת! (המשפט הזה תמיד עובד עלינו). בואו נפשט את כל התהליך ונגרום לו להתממש צעד אחרי צעד.
לפני הכול, תכננו את התקציב שלכם
אחרי שהבנו למה אנחנו רוצים לערוך את בת המצווה של הבת שלנו בטבע ולפני שנעמיק באיך לעשות את זה, ישבנו עם עצמנו והגענו לכמה שלנו. כמה כסף אנחנו יכולים ורוצים להשקיע באירוע הזה, קחו בחשבון שזה עשוי להיות קצת יותר ממה שציפיתם כי תמיד יש אתגרים ושינויים של הרגע האחרון.
אתם יודעים איך זה, כשאין גבולות ברורים מאוד קל להיסחף אחרי כל מיני זרמים ולמצוא את עצמינו הרחק מהנקודה שרצינו להיות בה. בסופו של דבר, ילדים מאוד מושפעים ממה שהם רואים ברשתות וממה שהחברים שלהם עושים.
אנחנו מאמינים בתקשורת פתוחה, שתיתן לילדות שלכם את ההזדמנות להרגיש שהן יכולות לקחת חלק בקבלת ההחלטות (במידת האפשר כמובן) ובארגון, בכל זאת היא הופכת לאישה אז קצת אחריות לא תזיק לה. להסביר לה מה התקציב של כל האירוע ואם יש לה משהו ספציפי שהיא רוצה לעשות ולנסות להתחשב בזה.
איך להפיק בת מצווה בטבע, שלב אחר שלב
#1 בחרו מקום נוח
המקום שבו תחגגו הוא בין הפרמטרים הכי חשובים להצלחת האירוע. כן, אפשר לחגוג בת מצווה בטבע בצורה סופר נוחה, וכדי לעשות את זה כדאי לבחור במקום שיהיה נוח לתפעול לוגיסטי. זאת אומרת שיהיה שטח מפולס להניח שולחנות אוכל, פינות ישיבה, פטריות חימום אם צריך וגם מקום נוח לרקוד בו. לצורך העניין, מדרון של הר, או ערוץ נחל סבוך לא יעשו אצ העבודה וכנראה שנקבל על הראש מהדודות והסבתות.
אתם יכולים לבחור במקום שכבר היו בו אירועים בעבר, כמו פארק לאומי או קרחת יער חביבה. יש לא מעט חוות בודדים שמספקות שטח טבעי ונוח להפיק בו אירועים. פשוט קחו בחשבון שככל שהמקום יהיה יותר נגיש, עלויות השינוע, ההקמה והפירוק יהיו יותר נמוכות.
#2 סגרו קייטרינג שמתמחה באירועים בחוץ
האוכל שמוגש באירוע הוא בין הדברים שכולנו נוטים לזכור הכי טוב. אנחנו בחרנו בקייטרינג שהקטע שלו זה אירועים בחוץ, הם יודעים הכי טוב איזה מנות אפשר לשלב בתפריט.
יכול להיות שתצטרכו לבחור מנות שיהיו מותאמות לסוג האירוע וזה יכול להיות יתרון גדול, אנחנו בחרנו במאכלים יחסית פשוטים אבל עם שואו שלגמרי נתן חלק מהטעם כמו, מדורות קטנות לצלות עליהן את הבשרים.
קחו בחשבון שאירועים בטבע מעודדים אנשים להסתובב ופחות לשבת בצורה רשמית (ככה זה, הטבע מוציא מאנשים את הפראיות שלהם) אולי תרצו להגיש מאכלים יחסית קלילים שיהיה קל לאכול תוך כדי תנועה.
אם אתם בקטע של אירועים חברתיים, בהם כל אורח לוקח חלק בחגיגה ומביא אתו מנה שהוא הכין בבית זאת יכולה להיות אופציה בעלת ערך חינוכי וגם חסכונית.
#3 ארגנו את כל האישורים הנדרשים מראש
אל תחכו לרגע האחרון כדי לקבל בוסט של לחץ שיידחף אתכם לפעולה. אם החלטתם ללכת על מקום, או פעילות מסוימת שמצריכים הוצאת אישור, עדיף מוקדם מאשר מאוחר. בין אם מדובר בהיתרים מהמשטרה או מהצבא על התקבצות בשטח פתוח והפעלת מוזיקה, או הקמת מתנפחים תתחילו לנהל מגעים כבר מההתחלה, אנחנו רוצים להיות מוכנים לכל תרחיש.
#4 התאימו את עצמכם לתנאי מזג האוויר
אנחנו אוהבים אירועי אקסטרים, זה חשוב להכניס קצת פלפל חיים. יחד עם זאת, אנחנו רוצים לוודא שהמשתתפים יקבלו את החוויה הכי טובה בכל זמן ובכל מקום – כדי לעשות את שימו לב לעונה ולתחזית המיועדת לאותם ימים ותערכו בהתאם. לדוגמה, אם אתם רוצים לערוך את האירוע בקיץ אולי כדאי שתשכרו מצננים שיקררו או האוויר ברחבת הריקודים ובאזורי הישיבה. אם האירוע מתוכנן ליום חורפי וקריר, פטריות חימום להשכרה יספקו לאורחים אווירה חמימה ונעימה. אל תשכחו, אתם תמיד יכולים לפתוח אוהל שיספק לכם הגנה, ויאפשר לכם להנות מכל העולמות. תוכלו למצוא את כל הציוד שאתם צריכים להפקת האירוע המושלם, בעידנס.
#5 הזמינו פינות ישיבה ושולחנות
הפקת בת מצווה בטבע לא אומרת שאתם צריכים לשבת על סלעים ובולי עצים. אפשר להתחבר לטבע בנוחות ובלי לוותר על הסטייל! השכרת פינות ישיבה בסגנון זולה לחברה הצעירים ושולחנות אוכל לחברה המבוגרים יקפיצו את הרמה של האירוע. אתם יכולים לפרוש פה ושם מחצלות, זה גם יעניק לאזור של האירוע מראה כפרי ואסתטי וגם נוח מאוד לעמוד וללכת עליהם. ביקור קצר בעידנס יספק לכם שפע של אפשרויות שכיף להתרווח עליהם.
#6 אל תשכחו ציוד נלווה
אירועים בחיק הטבע כוללים סקאלה די רחבה של מקומות, אם בחרתם בחווה, סביר להניח שהיא תספק לכם חשמל וכלים סניטריים בסיסיים. אולי בחרתם ללכת על עד הקצה ולעשות את האירוע בנקודת תצפית מבודדת, נשמע מעולה – רק קחו בחשבון שתצטרכו לספק לקהל שלכם שירותים להתפנות בהם וכמה כיורים לרחוץ את הידיים.
וכמובן, גנרטור עוצמתי שיספק לכם חשמל מההתחלה ועד הסוף, בלעדיו האירוע לא יוכל להתרומם!
#7 צוות הקמה ופירוק
כמעט בכל מקום שתבחרו לקיים בו את האירוע, כנראה שתדרשו להשאיר את המקום כמו שקיבלתם אותו, סך הכול הגיוני. זה אומר שתצטרכו לשכור צוות קטן שילווה אתם מההתחלה ועד הסוף. שידאג להקים ולסדר את כל התפאורה, החל מסידור השולחנות, קישוט האזור, שמירה על הניקיון לאורך האירוע וגם, שידאגו שבסוף לא תישאר פסולת או ציוד מאחור.
#8 תכנית אומנותית
אי אפשר להפיק בת מצווה בלי איזו תוכנית אומנותית, כזאת שתקפיץ (ותעסיק) את כל הילדים והנערים. זה יכול להיות מתקנים מתנפחים שיקפיצו לכם את האווירה, דוכנים של איפור פנים, יצירה מגניבה שהאורחים ייקחו איתם הביתה או דוכן מזכרות מהאירוע.
#9 תאורה מדליקה
תאורה היא אחד מהאלמנטים שמייצרים אווירה, היא יכולה לשים את הזרקור (תרתי משמע) על כלת המצווה, לגרום לרגע מסוים להיראות דרמטי, להאיר נישות מסוימות כמו עצים ומסלעות וכך להשתמש בסביבה בצורה מרשימה, או שפשוט תעזור לאורחים לראות מה הם אוכלים.
אם בת המצווה מתוכננת לשעות היום, יכול להיות שכלל לא תצטרכו תאורה, אבל אם אתם מתכננים לגלוש לשעת בין הערביים וללילה – כדאי שתשכרו תאורה טובה שתאיר לכם את הערב.
#10אין אין חגיגה בלי…אביזרים בוני אווירה!
אביזרים בוני אווירה הם אותו גימיקים שמכניסים הרבה פאן לרחבה – בלעדיהם החגיגה ממש לא תיראה אותו דבר. אז איזה מהאביזרים אתם חייבים שיהיו לכם באירוע?
בועות סבון – בועות סבון הן ללא ספק בגדר חובה בכל בת מצווה! כשכולם רוקדים ברחבה, האורחים יוכלו להתחיל לנפח בועות מה שיצור אווירה קסומה במיוחד במהלך החגיגה.
כובעים לבת מצווה – כובעים לבת מצווה זה אחד הטרנדים הכי לוהטים בשנים האחרונות, חלק בוחרים לעשות את זה במסגרת אטרקציה (כמו לדוגמה כובעי גרפיטים שמכינים במקום) וחלק מעדיפים פשוט לחלק לכל האורחים במהלך החגיגה. זה גם עוזר למתג את האירוע ולגרום לכולם לזכור אותו לתמיד וגם ישמש כמתנה נפלאה לאורחים במסיבה.
משקפיים – משקפיים בכל הצורות, הצבעים, זוהרים או לפי הקונספט של המסיבה יוסיפו שיק ועניין לרחבת הריקודים.
#11 מכניסים את כל האורחים לקצב – מוזיקה לבת מצווה
מוזיקה לבת מצווה היא ללא ספק אחד הפרמטרים החשובים שיקבעו את הצלחת האירוע. כמובן שיש להטעים את הסגנון לטעמה של כלת השמחה – שכן זה היום המיוחד שלה 
אז מה האפשרויות שעומדות בפניכם?
די ג'יי – לא משנה איפה תבחרו לקיים את הבת מצווה שלכם, תביאו לשם דיג'י שיעשה לכם שמח. ירקיד את כולם וידאג למוזיקת רקע שתכניס אווירה למקום בזמן קבלת הפנים. הדיג'יי הוא החלילן שייקח אתכם לטיול, הוא כמו הנהג אוטובוס בטיול השנתי, הוא האיש שיעשה לכם את האירוע!
שימו לב שביחד עם הדי'גיי צריכה להגיע גם מערכת הגברה איכותית עם סאונד טוב. אל תשכחו לסגור את הפרטים הללו מראש, האם הדיג'י יביא את ההגברה או שתשכרו את הציוד הזה בנפרד.
סלבס – בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים שמפיקים בת מצווה בוחרים להזמין זמר, אמן, סנדפיסט או יוטיבר שיקדישו הופעה שלמה לכלת השמחה עם ברכה מרגשת בסיום. אין ספק שהזמנת סלבס לבת מצווה זה מתכון מובטח לאירוע מוצלח וסוחף (שאף אחד לא יעז לפספס 
).
מפעיל – הרבה אנשים נוטים לחשוב שמפעיל למסיבות מתאים רק לילדים קטנים, אך מדובר בדעה קדומה שאין לה כל ביסוס. מפעיל למסיבה בת מצווה ידע לשמור על האווירה הנכונה לאורך כל האירוע ויתאים את כל התכנים לגיל, אופי וסגנון האורחים
אל תשכחו להגדיר תקציב
המילה "תקציב" מרתיעה אנשים רבים ויכולה לעשות צרות במיוחד עם יש מתבגרת שהולכת לחגוג בת מצווה. אבל למרות זאת, אין באמת ברירה – בכל אירוע שמתכננים, חייב להיות תקציב. אם לא תגדירו תקציב – אתם עשויים למצוא את עצמכם מהר מאוד נגררים אחר הוצאות מוגזמות, שוברים חסכונות ונכנסים למינוסים – ועם כל הכבוד לשמחה, זאת ממש לא המטרה שלנו.
אז איך עושים את זה נכון? החליטו על סכום שנראה לכם הגיוני לצורך הפקת בת מצווה בטבע. כעת, השלב הכיפי הכינו טבלה שתפרט את כל ההוצאות הכרוכות בתהליך. לדוגמה: תקציב עבור: אולם אירועים, תקציב עבור: קייטרינג, תקציב עבור: רכישת בגדים וכו'. כשאתם מגיעים לתכנון הבת מצווה, רשמו בכל שורה את העלויות ואת השירות המדויק – ככה לא יהיה מצב שמשהו נעלם מעינכם ותוכלו לוודא שאתם לא חורגים מהתקציב הכללי.
היי, עכשיו אתם יודעים איך להפיק בת מצווה בטבע!
הפקת בת מצווה יכולה להיות אירוע אינסופי, תמיד יהיה משהו ששכחנו לקבוע או שלא מסתדר עם משהו אחר, וזה יצריך מאיתנו לחשוב קצת מחוץ לקופסה וללמוד לזרום עם מה שיש, בדיוק כמו הטבע.
אם נניח לרגע בצד את השגרה, אנחנו יכולים לגלות שדווקא האירועים הקטנים האלו הם הנקודות שמאירות לנו את החיים, שמתזזות אותנו בין מלא אנשים ומקומות ומוציאות אותנו מאזורי הנוחות למען המטרה הכי טובה, שבתכלס בשבילה אנחנו עובדים כל כך קשה – לשמח את הילדים שלנו ואת עצמינו.
נכון שהמילים האלה הן לא הוקוס פוקוס שגורם להכול להסתדר במקום, אבל הן מזכירות לנו את הדברים החשובים באמת.
אנחנו בעידנס מספקים מעטפת שלמה וחוויתית לכל חגיגה עם השכרת ציוד לאירועים, כל מה שאתם צריכים כדי לחגוג בראש שקט וברמה הגבוהה ביותר, מא' ועד ת'! ומה איתכם? לכם נשאר פשוט להנות מהדרך.
