כאשר אתם מחליטים להוציא לפועל אירוע כלשהו ולהתחיל לשלוח הזמנות לאנשים שיגיעו לחלוק איתכם את שמחתכם- סימן שמדובר באירוע שחשוב לכם. השאלה הגדולה כעת היא כיצד נוכל לעשות בצורה הטובה והיעילה ביותר את שלב השכרת הציוד ואת כלל ההכנות הדרושות לו.
אירועים חשובים?
מטרת המאמר אם כן, היא לסייע לכם עד כמה שניתן בשלב השכרת הציוד לאירועים שאתם מארגנים. אם להיות יותר נקודתיים, אנו מעוניינים להתמקד בסגנון אחד של אירועים- האירועים החשובים בחייכם. המאמר פחות רלוונטי לעוד ערב גיבוש של החברים או לכל אירוע כזה או אחר שאתם מארגנים באופן תכוף ותמידי. בעמוד הקרוב אנו מעוניינים להתמקד ולהתעסק בעולם האירועים החשובים ביותר- אירועים שאנו נוהגים לחגוג פעם אחת במהלך חיינו או מספר פעמים בודדות. אירועים מסוג חתונה, בר מצווה, בת מצווה, ברית או כל דבר אחר שיכול לעלות לכם לראש.
כיצד נדע לבצע את שלב השכרת הציוד בצורה הנכונה והיעילה ביותר?
השלב הראשון בכל אירוע שהוא, ללא יוצא דופן הוא שלב ההחלטה. בשלב זה אנו מגיעים להחלטה שאנו מעוניינים ורוצים להקים אירוע כלשהו- בהתאם לרצונותינו האישיים. כמובן שבאופן ישיר מגיע גם שלב הכנת רשימות המוזמנים, שלב ההתקשרויות לאולמות או למועדונים לצורך הקמת האירוע וכמובן איך לא- שלב השכרת ציוד לאירועים. אנו יכולים להתמקד במשך עמודים שלמים על כל חלק משלבי הקמת האירוע, אך כפי שכבר הזכרנו לפני כן, בעמוד הקרוב אנו הולכים להתמקד בשלב השכרת הציוד לאירועים. בשלב זה נדרשת הבנה והכרה בסיסית של דרכי הפעולה האפשריות וכיצד הכי מומלץ ונכון לפעול ממגוון סיבות: בין אם מדובר בחיסכון כלכלי, מקצועיות החברה שאיתה אנו עובדים ומגוון המוצרים והגמישות שיש לנו בעת בחירת המוצר.
מוכנים? יוצאים לדרך!
חיסכון כלכלי: לא בכדי התחלנו עם עניין החיסכון הכלכלי קודם כל בהקשר של השכרת ציוד לאירועים. אנו מסתכלים על מחיר המעדן שאנו הולכים לרכוש אותו בסופר, בדיוק כמו שאנו מסתכלים על מחיר החולצה כאשר אנו מעוניינים לרכוש אותה- כך גם עלינו לעשות בתחום הציוד לאירועים. כאשר אנו חושבים על זה לעומק, מדובר בצעד מתבקש וחשוב ביותר- בעיקר מכיוון שכאשר אנו מדברים על הוצאות כלכליות וכספיות באירועים כאלה ואחרים, מדוברים בהוצאות שעשויות להגיע גם למאות אלפי שקלים. נצא מנקודת הנחה שאתם מעוניינים לחסוך כמה שיותר כסף ולהימנע מהוצאות כלכליות מיותרות שלא משרתות אתכם כצורך או לא רלוונטיות עבורכם. לשם כך, עלינו לדעת לבחור את החברה הנכונה ביותר לעבוד איתה. חברות להשכרת ציוד לאירועים יש בשפע, בדיוק כמו שחברות להלבשה תחתונה או חברות לביגוד ספורט. היופי הוא למצוא את החברה הטובה ביותר עבור כל לקוח בפני עצמו- ובמקרה שלנו בהתאם לסוג האירוע.
אנו ממליצים לכם להציב מעיין "תקרה כלכלית" שאותה אתם לא רוצים לעבור (בהקשר של השכרת ציוד לאירועים). כאשר תעשו את זה, יהיה לכם יותר קל לבחור את החברה המתאימה ביותר עבורכם, ויותר מכך- תמנעו מלהוציא סכומי כסף מיותרים שלא כצורך.
רמת המקצועיות של החברה: כאשר אנו אומרים רמת המקצועיות של החברה, אנו מתכוונים למקצועיות ולאיכות המוצרים שהיא מציעה לנו. בכל סוג של אירוע ללא יוצא מן הכלל, סביר שנצטרך מגוון רחב של ציוד- החל מגנראטורים, כיסאות, שולחנות, קונסולות משחק, מתנפחים ועוד מגוון רחב של מוצרים. חשוב לזכור שאנו, מארגני וחוגגי האירוע, הם אלו שמשלמים עבור התענוג הזה בדמות הציוד, ולכן חשוב לוודא שאנו עובדים מול חברה מקצועית ואיכותית. סביר שאף אחד מאיתנו לא יהיה מעוניין להוציא אלפי שקלים עבור הציוד לאירוע שלו, ולהיווכח שמדובר ציוד לא איכותי, שביר ובמקרה הבעייתי ביותר- ציוד מסוכן לנפש. על מנת שנוכל להימנע מכל התרחישים ומכל הבעיות הללו שציינו, בעת בחירת החברה שדרכה אנו נשכיר ציוד, עלינו לקחת זאת בחשבון ולעשות בדיקות מקיפות אודותיה.
גמישות ודינמיות בעת ארגון האירוע: כשאנו אומרים גמישות ודינמיות בעת ארגון האירוע, אנו מתכוונים למגוון האפשרויות שעומד בפנינו בתור מארגני האירוע לענות על צורכי האירוע. לצורך העניין, אם אני זקוק לחמישים סוגי כיסאות לצורך האירוע שלי, אני אפנה לחברה שדרכה אני משכיר ציוד. ככל שלחברה יהיה מגוון רחב יותר של סוגי כיסאות וכמות גדולה יותר של כיסאות להביא עבורי- כך יהיה לנו בתור מארגני האירוע קל יותר לעבוד עם אותה החברה. את הדוגמא הזו ניתן להחיל עוד אלף ואחד סוגים שונים של מוצרים ואביזרים שבהם אנו משתמשים בכל אירוע שהוא. הגמישות בסוג המוצרים שיש לחברה להציע לנו, כמו גם הגמישות בכמות המוצרים- הם אלו שיהפכו את החיים שלנו לקלים יותר בכל תהליכי הארגון.
דגשים נוספים שכדאי לנו לקחת בחשבון בשלב השכרת הציוד
כאשר אנו מדברים של שלב השכרת ציוד לאירועים, עלינו לקחת בחשבון דברים ומאפיינים רבים. מעבר לחיסכון הכלכלי שציינו קודם לכן, לגמישות ולדינמיות בעת ארגון האירוע וכמובן לרמת המקצועיות של החברה באשר היא- ישנם מספר דגשים חשובים נוספים שעליכם לקחת בחשבון.
בהנחה וסוג הציוד שאותו אתם מעוניינים להשכיר הינו ציוד שדורש עמידות בתקני בטיחות כלשהם- וודאו שאכן כך הדבר. ראשית כי אתם מעוניינים להבטיח את בטיחותם ואת נוחיותם של המוזמנים שלכם, ושנית אם חס וחלילה ייקרה משהו, עדיף שתהיו "מבוטחים" מהבחינה הזו. כך לדוגמא, אם אתם מארגנים יום הולדת לאחד הילדים שלכם והחלטתם להביא מתנפחים לאירוע, וודאו עם חברת המתנפחים שכל הציוד עומד בתקן ומחזיק בחותמות בטיחותיות שדרושות לכך. חברת עידנס לדוגמא, מספקת ציוד לאירועים שונים- כולל מתנפחים להשכרה, שעומדים בתו התקן הנדרש לכך.
בעידן הנוכחי שבו אנו יכולים למצוא כל דבר במנועי החיפוש ובאינטרנט, היינו ממליצים לכם לחפש המלצות וביקורות עבור החברה שאיתה אתם מעוניינים לעבוד. כיום ישנם פורומים ואתרי אינטרנט ייעודים למתן המלצות וביקורות עבור שירותים שונים- ביניהם גם בעת בחירת החברה להשכרת הציוד. המשפט "אין חכם כבעל הניסיון" בא לידי ביטוי בצורה המדויקת ביותר בשלב זה, ואנו ממליצים לכם ללמוד ולקרוא מהניסיון ומהחוויות של אנשים אחרים שעשו זאת לפניכם. דרך אגב, שלב זה תקף לכל אחד משלבי הכנת האירוע- החל משלב בחירת האולם, בחירת המנות, בחירת הדיגי ועוד אלף ואחד דוגמאות של מוצרים או שירותים שאתם זקוקים להם במהלך הערב שלכם.
לסיכום
כאשר אנו מדברים על אירועים חשובים ועל אירועים שיוצא לכם לחגוג פעם אחת בחיים או כמה פעמים בודדות- אנו ממליצים לכם ומפצירים בכם לא להתפשר בתחום הציוד! כפי שאתם לא מתפשרים על המנות שיוגשו באירוע שלכם וכפי שאתם יושבים שעות ובוחרים דיגי מתאים לאירוע שלכם- כך גם עליכם לעשות כאשר אתם מגיעים לשלב בחירת החברה להשכרת הציוד. ראשית כי כך תוכלו לחסוך אלפי שקלים, ושנית מכיוון שאם תבחרו חברה טובה- יהיה לכם שקט תעשייתי ומרווח יותר גדול לפעולות שתרצו לעשות.
כל שנותר לנו להגיד לכם הוא לברך אתכם בברכת "מזל טוב", ולאחל לכם בהצלחה בהמשך!
