איך לחגוג הכי טוב ראשית

איך לחגוג הכי טוב שרק אפשר

איך לחגוג הכי טוב – החלטה על תקציב

הדבר הראשון ואולי החשוב ביותר שיש לעשות כשניגשים להפקת אירוע הוא החלטה על גובה התקציב שעומד לשמש אתכם. לסעיף הזה יש משמעות קריטית משום שהוא ישפיע על כל הסעיפים שמגיעים אחריו: הלוקיישן, השכרת ציוד לאירועים ועוד. לעיתים נתקלים באתגר בשלב זה, משום שלא בטוחים מהן העלויות של כל אלמנט באירוע. למשל, הקייטרינג, התקליטן וכדומה.

זה בסדר גמור לערוך סקר שוק ראשוני בשלב זה על-מנת לקבל מושג כללי על המחירים ורק לאחר מכן לגבש את התקציב, אך בכל מקרה אל תוותרו על הצעד הכה חשוב הזה. אתם יכולים גם להגדיר לעצמכם תקרת חריגות. כלומר, לנסות ולהשתמש בתקציב מינימלי לצורך האירוע, אך להחליט שאתם יכולים גם לחרוג ממנו במידת הצורך. חשוב שהתקציב ישקף את היכולות הכלכליות שלכם לגבי האירוע. אין טעם להפיק אירוע חגיגי ומרשים אם לאחר מכן תסבלו מקשיים כלכליים, ייסורי מצפון ואתגרים שיעיבו על השמחה הגדולה שליוותה את המסיבה.

בחירת הלוקיישן המושלם

אחרי שהחלטתם על התקציב, הגיע הזמן לבחור מיקום לאירוע שייתן לכם את האפשרות להבין איך לחגוג הכי טוב. הוא יכול להתקיים באולם אירועים מפואר, או בגינה הביתית שלכם. הוא יכול להתרחש במסעדה מעולה, או אצלכם בסלון. הכול תלוי באופי האירוע ובאווירה אותה אתם שואפים לשדר. בדרך כלל, אירועים יוקרתיים כמו חתונות נוצצות או אבני דרך משמעותית כמו בר מצווה וחתונות כסף וזהב, נהוג לחגוג באולמות אירועים והאירועים הביתיים שמורים לאירועים אינטימיים עם מספר מוזמנים מצומצם.

אולם לכל כלל יש גם יוצא מן הכלל ולא קשה למצוא את מי שהחליט לבעוט במוסכמות הללו ולחגוג חתונת בוטיק בגינה או אירוע בריתה באולם אקסקלוסיבי. חשוב לזכור שאין "נכון ולא נכון" בתחום האירועים. זוהי השמחה שלכם והמסיבה שאתם מפיקים וחשוב שתלכו עם הלב שלכם ותחגגו במיקום שהכי נראה לכם. מה שחשוב בהיבט הזה הוא לבדוק היטב מראש את המקום בו אתם עומדים לחגוג. אם מדובר באולם, בקרו בו התרשמו מהנראות, בקשו לראות רישיונות עסק, תפריטים וכדומה. אם מדובר בגינה ביתית, חשוב לוודא כי היא יכולה להכיל כמות גדולה יחסית של מוזמנים ושהיא מטופחת ומזמינה.

הרכבת רשימת מוזמנים

כשהתקציב מוכן ובחרתם מיקום, הגיע הרגע לשבת ולהרכיב את רשימת המוזמנים. אם נדמה לכם שמדובר במלאכה קלה, יש סיכוי טוב שאתם טועים. אירועים קטנים כוללים מספר מצומצם של אנשים ולכן ייתכן ותיאלצו לוותר על חלק מהאנשים שתכננתם להזמין. לעומתם, אירועים המוניים כוללים גם סידורי ישיבה מסובכים, שמתחשבים בקרבה המשפחתית והחברית בין המוזמנים. חשוב להביא בחשבון את כל צדדי המשפחה ואת החברים של כל הנוגעים בדבר ולהשתדל לא לגרום לאף אחד עוגמת נפש.

לכן, הדבר החשוב ביותר הוא לערוך את רשימת המוזמנים באווירה חיובית וקלילה, להתחשב זה בזה ולעשות כל מה שניתן על-מנת שכל צד ירגיש כי הנוכחות שלו באירוע מורגשת ורצויה. במידת הצורך, ניתן להיעזר בחברה חיצונית שתבצע עבורכם את מלאכת סידורי הישיבה, כדי שאתם תוכלו להתפנות לשאר ההפקה.

איך לחגוג הכי טוב – השכרת ציוד לאירועים        

אחרי שסגרתם את כל ההיבטים הלוגיסטיים, הגיע הזמן לחלק הקל יותר לדעת איך לחגוג הכי טוב. אירוע מוצלח קם ונופל על הפרטים הקטנים ולכן, אל תתפשרו על הציוד בו אתם משתמשים במהלך האירוע. השכרת ציוד לאירועים מאפשרת לכם לצייד את המיקום בו בחרתם לחגוג בכל הציוד הדרוש. למשל, אם בחרתם לחגוג בבית, אתם יכולים להשכיר ציוד שאין לכם במצאי באופן תמידי כמו כסאות, שולחנות ועוד. ניתן גם להשכיר מכונות מזון כמו מכונה להכנת ברד, נקניקיות, מפלי שוקולד וכדומה, המעניקים לאירוע אופי קרנבלי וססגוני ותורמים להתלהבות רבה בקרב האורחים. השכרת ציוד מאפשרת לכם גם ליצור קו אחיד לאירוע, בהתאם לאווירה שאתם רוצים שתהיה בו: מפוארת, קלילה, עם צבעים חמים או לחלופין צבעי פסטל ולבן וכדומה.

בנוסף, חברה איכותית להשכרת ציוד תוכל גם לדאוג לפתרונות קירור וחימום מעולים, כך שמזג האוויר לא יהווה פרמטר קריטי לקיום האירוע. לא משנה אם מדובר באירוע קיץ או באירוע חורף, תוכלו להשכיר מזגנים, מאווררים, פטריות חימום ועוד ולדאוג כי לאורחים שלכם יהיה נוח ונעים לכל אורך האירוע. מעבר לכך, ניתן גם להשכיר ריהוט מיוחד, כמו כריות ישיבה (פופים), ריהוט גן, שולחנות בר ושולחנות קפה ולקשט את רחבת האירוע במבחר פתרונות ישיבה שיאפשרו לכל אחד לבחור את הדרך שנעימה לו ביותר להתרועע עם האורחים האחרים.

כמו כן, ניתן להשכיר פינות ישיבה נוחות המיועדות לשימוש של ילדים, עם כסאות ושולחנות נמוכים וצבעוניים, בטיחותיים לשימוש. ההורים שמגיעים לאירוע עם ילדיכם יודו לכם על ההשקעה והחשיבה וגם יוכלו ליהנות מהאירוע במלואו בזמן שהילדים מעסיקים את עצמם בפינות ישיבה ושולחנות יצירה שונים. חשוב שבחירת הציוד תעשה בהתאם לתקציב שהגדרתם לעצמכם עוד מראש. כך, תוכלו לדעת מה הסכום שעומד לרשותכם ולכוון את נציגי החברה ממנה אתם שוכרים את הציוד, בה יציעו לכם מבחר דגמים מכל פריט. אם אתם לא בטוחים מהן העלויות או לאיזה ציוד אתם זקוקים בכלל במהלך האירוע, התייעצו עם המקום ממנו אתם משכירים את הציוד, שישמח להרכיב עבורכם רשימה בסיסית.

איך לחגוג הכי טוב

איך לחגוג הכי טוב – אטרקציות מיוחדות

כשאתם מפיקים אירוע, וחושבים איך לחגוג הכי טוב, חשוב שתזכרו שהאורחים שלכם כבר ראו הכול וחוו הכול. לכן, רצוי להעניק למוזמנים איזשהו ערך מוסף, משהו שהם לא ישכחו ויהווה תוספת מלהיבה לאירוע. את ההתלהבות הזו ניתן להשיג באמצעות השכרת אטרקציות לאירוע, שמשדרגות ומשפרות אותו והופכות אותו מעוד חגיגה שגרתית וסבירה לחוויה של כיף לכל הגילאים. אתם יכולים למשל להשכיר מתקנים מתנפחים, שמתאימים לילדים בכל הגילאים ומספקים להורים מעט שקט ושלווה במהלך האירוע.

אטרקציות מדליקות נוספות יכולות להיות שולחנות משחק מסוגים שונים, כמו שולחן הוקי אוויר החביב על כל הגילאים, שולחנות כדורגל או פינג-פונג ואפילו שולחנות רולטה ופוקר לאירועים למבוגרים בלבד. בנוסף, חברה איכותית להשכרת ציוד כמו IDANS, תוכל להעמיד לרשותכם את הטרנד החם ביותר בעולם האטרקציות לאירועים – עמדות VR (מציאות מדומה). מדובר בחוויה בלתי נשכחת הכוללת שימוש במשקפי מציאות מדומה משוכללים, איתם נכנסים המשתמשים לעולם וירטואלי שקשה להאמין כי הוא לא מציאותי.

מזכרות לאורחים

עוד דבר שיכול להפוך את האירוע שלכם לבלתי נשכח – פשוטו כמשמעו – הוא מזכרות לאורחים. מעבר למגנטים המוכרים, אלו יכולים להיות נרות, מחזיקי מפתחות, עטים וכל פריט אחר שיזכיר לאורחים את התאריך של האירוע. אתם יכולים גם להשקיע במזכרות גדולות יותר, כמו כובעים עם שמות האורחים, חולצות עם הדפס הומוריסטי, קריקטורות, ספלים ועוד. כל דבר כזה ישמח את האורחים שלכם ויעניק להם תחושה של פירגון והוקרת תודה.

את המזכרות ניתן כמובן לקחת הביתה וכך למעשה אתם יכולים להיות בטוחים שהחוויה של האירוע תלווה אותם גם זמן רב לאחר שהוא מסתיים ואפילו כל החיים. לא משנה איזו מזכרת אתם בוחרים, חשוב שהיא תהיה איכותית על-מנת שתגלה עמידות לאורך זמן. כמובן, שרצוי שהמזכרות שאתם מחלקים לאורחים שלכם יכללו בסעיף התקציב שתכננתם בהתחלה ובהתאם לו תוכלו לבחור את מידת ההשקעה.

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *